Vận đơn là gì? Các loại vận đơn thông dụng và cách tra cứu mã vận đơn chi tiết

Vận đơn mang ý nghĩa như sự thừa nhận chính thức của đơn vị vận tải về việc tiếp nhận số hàng hoá liên quan và bốc xếp chúng lên phương tiện vận chuyển do họ quản lý. Cùng Cat Carry tìm hiểu cách tra cứu mã vận đơn chi tiết và nhanh chóng ngay dưới đây!

 

Vận Đơn là gì?

 

Hiểu theo ngữ nghĩa, bản thân từ “vận đơn” được ghép từ 2 âm Hán Việt. Từ “vận” có nghĩa là vận chuyển, còn “đơn” được hiểu như phiếu ghi nhận thông tin. Vận đơn theo đây sẽ được hiểu nôm na là tờ phiếu ghi nhận thông tin về vận chuyển hàng hóa. Trong tiếng Anh, vận đơn (đường biển) được gọi là Bill of Lading. Trong đó, Bill” hiểu là tờ phiếu (đơn), “Lading” có nghĩa là xếp hàng lên phương tiện vận chuyển (vận). Vậy nên, Bill of Lading sẽ mang nghĩa “vận đơn” trong tiếng Việt.

 

 

Hiểu theo cách đơn giản, vận đơn chính là vận tải. Loại chứng từ này bao gồm các thông tin về việc vận chuyển hàng hóa. Xét về kiểu loại, vận đơn hình thành bằng cách ký phát, được thực hiện bởi các đối tượng như: người vận chuyển nói chung, đại lý của người vận chuyển hoặc là thuyền trưởng (nếu hình thức vận tài là đường biển). Những đối tượng này sẽ ký phát, kê khai hàng hóa khi hàng đã được nhận chỉ đợi xếp hoặc đã bốc lên tàu.

 

***Tìm hiểu thêm Hóa đơn vận chuyển là gì?

 

Chức năng và công dụng của vận đơn 

Vận đơn là một trong những chứng từ quan trọng đối với các giao dịch vận chuyển hàng hóa đặc biệt là trong xuất nhập khẩu. Sau đây là một số chức năng và công dụng chính của vận đơn trong lĩnh vực vận chuyển:

Xác nhận quyền sở hữu hàng hóa

Vận đơn được xem như là bằng chứng có giá trị pháp lý trong việc xác nhận đơn vị vận chuyển đã tiếp nhận đơn hàng và chịu trách nhiệm vận chuyển đến người nhận.

Ghi nhận thông tin vận chuyển

Vận đơn chứa các thông tin quan trọng về đơn hàng như các quy định về mô tả loại hàng, số lượng, trọng lượng, giá trị, điểm xuất phát, điểm đến và các điều khoản vận chuyển khác. Vận đơn có thể được xem như lời xác nhận của hợp đồng vận tải bởi nó sẽ không không thể bị sửa đổi sau khi các bên đã tiến hành ký kết.

Điều phối mối quan hệ giữa các bên 

Vận đơn giúp điều phối quan hệ giữa người chở hàng, người xếp hàng và người nhận hàng nhằm đảm bảo quá trình vận chuyển có thể diễn ra thuận lợi. Người nhận sẽ chỉ nhận được hàng nếu có thể xuất trình đúng và đủ bộ vận đơn hợp lệ đã được ký duyệt tại cảng xếp hàng mà bên vận chuyển yêu cầu.

Chứng minh quyền sở hữu đối với đơn hàng   

Vận đơn là bằng chứng cụ thể cho việc hàng hoá đã được giao hoặc nhận. Quyền sở hữu của hàng hóa sẽ được đề cập đến trong vận đơn. Khi nào hàng hóa vẫn thuộc quyền sở hữu của người bán và khi nào được chuyển sang người mua từ đó giúp đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch thương mại.

Căn cứ nền tảng cho việc khai báo hải quan và đóng thuế 

Vận đơn là căn cứ được dùng để thực hiện các thủ tục hải quan cho hàng hoá xuất nhập khẩu. Bên cạnh đó nó cũng giúp xác nhận số lượng và chủng loại hàng hóa được vận chuyển, từ đó giúp người mua và người bán có cơ sở để đóng thuế xuất/nhập khẩu.

Theo dõi tiến trình vận chuyển

Người gửi (người bán) và người nhận (người mua) đều có thể tra cứu mã vận đơn nhằm cập nhật tiến trình vận chuyển của đơn hàng. Từ đó giúp người bán có thể đảm bảo đơn hàng sẽ được giao đúng hạn và chuẩn bị trước những biện pháp khắc phục khi đơn hàng gặp sự cố.

Tờ vận đơn có vai trò quan trọng trong việc chuyển hàng hóa quốc tế, đồng thời cung cấp cho các bên liên quan thông tin chính xác về quá trình vận chuyển, tránh những tranh chấp và xung đột trong quá trình giao nhận hàng hóa.

 

***Xem thêm: Hàng loại 1 là gì? Cách chọn hàng đúng chuẩn

Nội dung trên tờ vận đơn 

Nội dung trên tờ vận đơn thường bao gồm các phần như sau:

Thông tin vận chuyển 

• Tên và địa chỉ của người gửi (shipper);
• Tên và địa chỉ của người nhận (consignee);
• Tên và địa chỉ của đơn vị vận chuyển (carrier);
• Địa điểm bàn giao hàng (Place of Receipt);
• Cảng bốc hàng (Port of Lading);
• Cảng trung chuyển (Port of Transit);
• Cảng dỡ hàng (Port of Discharge).

Thông tin hàng hóa 

• Tên và loại hàng hóa;
• Số lượng, trọng lượng và kích thước;
• Giá thành.

Thông tin về container

• Loại container;
• Số lượng container.

Các điều khoản và điều kiện đi kèm

• Quy định về thời hạn, hình thức thanh toán;
• Các quy định liên quan đến bảo hiểm;
• Điều khoản về việc thanh toán chi phí vận chuyển;
• Các điều kiện vận chuyển;
• Thời gian và địa điểm bàn giao hàng hóa;
• Quy định về trách nhiệm của các bên liên quan.

Chữ ký và ngày tháng 

• Tờ vận đơn phải có chữ ký của người gửi, người nhận và đại diện của đơn vị vận chuyển.
• Ngày tháng các thông tin trên được xác nhận.

Số vận đơn là gì?

Ngoài các mục trên, trên vận đơn còn có một phần đặc biệt đó chính là số vận đơn. Vậy số vận đơn là gì? Nó là một con số hoặc mã định danh duy nhất được gán cho mỗi tờ vận đơn. 

Đây là một dãy số, ký tự hoặc kết hợp của cả số và ký tự, được sử dụng để theo dõi và xác định thông tin vận chuyển của một lô hàng cụ thể. Số vận đơn giúp các bên liên quan như người gửi, người nhận hàng, hãng vận chuyển và các đơn vị liên quan khác có thể nhận ra và xác định hàng hóa được vận chuyển trong quá trình di chuyển từ nơi gửi đến nơi nhận. Việc theo dõi số vận đơn là cách quan trọng để đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra một cách hiệu quả và đáng tin cậy. 

 

 

***Tham khảo thêm: Door to door là gì? Ưu điểm hình thức vận chuyển

Các loại vận đơn thông dụng hiện nay

Vận đơn sẽ được phân loại dựa vào các yếu tố sau.

 

Phân loại vận đơn dựa theo người nhận hàng

 

- Vận đơn vô danh (Bearer Bills of Lading): Đây là loại vận đơn theo lệnh nhưng trên đó không ghi theo lệnh của ai. Người nào cầm vận đơn này thì hoàn toàn có thể nhận hàng.

- Vận đơn đích danh (Straight Bills of Lading): Trên vận đơn này sẽ ghi chi tiết thông tin của người nhận hàng như: tên, số điện thoại, địa chỉ liên hệ,… Người vận tải chỉ giao hàng cho ai xuất trình được giấy tờ hợp lệ.

- Vận đơn theo lệnh (Order Bills of Lading): Người vận tải sẽ giao hàng theo chỉ định của người nhận ghi trên vận đơn.

 

Phân loại vận đơn theo tình trạng bốc xếp

 

- Vận đơn nhận hàng để chở (Received for Shipment B/L): Được cấp khi hàng chưa được xếp lên tàu với cam kết hàng sẽ được bốc lên tàu.

- Vận đơn đã bốc hàng lên tàu (Shipped on Board B/L): Vận đơn này được thuyền trưởng hay chủ tàu cấp khi hàng đã được bốc lên tàu hoàn tất.

 

Phân loại vận đơn dựa theo tình trạng

 

- Vận đơn không hoàn hảo (Vận đơn bẩn): Trên vận đơn sẽ ghi chú những vấn đề của hàng hóa như bị ẩm, hư hỏng, rách bao bì,…

- Vận đơn hoàn hảo (Vận đơn sạch): Trên vận đơn này sẽ không ghi chú khuyết điểm của hàng hóa.

 

Phân loại vận đơn theo yêu cầu xuất trình

 

- Vận đơn giao hàng bằng điện (Telex Release B/L): Điện giao hàng giúp người nhận không cần xuất trình vận đơn gốc

- Vận đơn xuất trình (Surrendered B/L): Người nhận hàng chỉ cần làm các thủ tục thanh toán là có thể lấy được lệnh giao hàng.

- Vận đơn gốc (Original B/L): Người nhận hàng chỉ lấy được lệnh giao hàng sau khi xuất trình vận đơn gốc.

 

Phân loại theo chủ thể cung cấp vận đơn

 

- House Bill of Lading – HBL: Vận đơn này do phía đơn vị vận tải cho chủ hàng.

- Master Bill of Lading – MBL (Vận đơn chủ): Do hàng tàu trực tiếp cấp.

 

Các vận đơn khác

 

- Combined Bill of Lading (vận đơn liên hợp): Áp dụng đối với hàng hóa được vận tải thông qua nhiều phương tiện khác nhau.

- Switch Bill of Lading: Người bán và người mua sẽ thông qua bên trung gian để thực hiện giao dịch giao nhận hàng, khi họ không biết thông tin trước về nhau.

- Seaway Bill: Là giấy gửi hàng, giúp giải phóng hàng nhanh hơn.

 

***Tham khảo thêm mẫu hóa đơn thương mại hiện nay

 

Tại sao nên theo dõi vận đơn trong quá trình vận chuyển hàng hóa

 

Nhờ tra cứu mã vận đơn, người gửi có thể biết được tiến trình di chuyển của hàng hóa đã diễn ra như thế nào. Khi cần thiết, người gửi có thể tra cứu thông tin đơn hàng thông qua mã vận đơn vô cùng tiện lợi. Trong trường hợp không thể truy xuất mã vận đơn, đồng nghĩa với việc đang có lỗi xảy ra trong quá trình vận chuyển. Lúc này, khách hàng sẽ liên hệ với đơn vị vận chuyển để kịp thời có những giải pháp phù hợp.

 

Sau đây là một số tác dụng của vận đơn trong quá trình vận chuyển hàng hóa.

- Vận đơn có tính pháp lý giúp điều phối mối quan hệ người chở, xếp và người nhận hàng.

 

 

- Vận đơn là căn cứ nền tảng để khai hải quan.

- Vận đơn xác nhận số lượng, chủng loại hàng gửi giúp người mua có cơ sở để đóng thuế xuất/nhập khẩu.

- Vận đơn là một trong những chứng từ quan trọng trong xuất nhập khẩu.

- Có thể sử dụng vận đơn làm giấy tờ mua bán, chuyển nhượng.

 

Hướng dẫn tra cứu mã vận đơn tại các dịch vụ giao hàng 

 

Tra cứu mã vận đơn giao hàng nhanh 

 

Tra cứu mã vận đơn giao hàng nhanh (GHN) theo trình tự sau.

Bước 1: Truy cập trang web khachhang.ghn.vn, nhập số điện thoại và mật khẩu đã đăng ký tại GHN trước đó. Tiếp theo, quý khách nhấn nút “Đăng nhập” để truy cập vào trang web để tra cứu mã vận đơn.

Bước 2: Nhập các ký tự có trong tên, số điện thoại người nhận hoặc mã đơn hàng trên ô tìm kiếm để tra cứu.

Bước 3: Nhấn mục “Tra cứu" để xem thông tin chi tiết về hành trình vận chuyển của đơn hàng.

Bước 4: Qua trang donhang.ghn.vn là có thể tra cứu những thông tin cần thiết về đơn hàng.

 

Tra cứu mã vận đơn giao hàng tiết kiệm

 

Tra cứu mã vận đơn giao hàng tiết kiệm theo các bước dưới đây.

Bước 1: Truy cập vào giaohangtietkiem.vn sau đó chọn mục “Tra cứu đơn hàng” để tra cứu mã vận đơn. 

Bước 2: Tiếp theo, quý khách nhập mã vận đơn và chọn “Tìm đơn”. 

Bước 3: Tiến hành tra cứu thông tin liên quan đến đơn hàng và quá trình vận chuyển được hiển thị.

 

Tra cứu mã vận đơn bưu điện

 

Tra mã vận đơn bưu điện diễn ra theo các bước sau.

Bước 1: Tra cứu mã vận đơn bưu gửi. Khi gửi hàng tại bưu điện, quý khách sẽ nhận được phiếu để tra cứu mã vận đơn. Trên phiếu có ghi thông tin chi tiết đơn hàng và mã bưu gửi (gồm 13 ký tự chữ số).

Bước 2: Truy cập vào vnpost.vn/vi-vn/dinh-vi/buu-pham và nhập mã vận đơn vào ô tìm kiếm, sau đó bấm vào biểu tượng kính lúp.

Bước 3: Xem kết quả hiển thị và tiến hành tra cứu.

 

Tra cứu mã vận đơn Cat Carry

 

Tra cứu mã vận đơn Cat Carry theo các bước sau.

Bước 1: Truy cập vào catcarry.com 

 

 

Bước 2: Nhập mã bill vào “TRA CỨU MÃ BILL OFFLINE” và nhấn “Tìm kiếm”.

Bước 3: Xem kết quả hiển thị và tiến hành tra cứu.

 

Cách xử lý khi bị mất vận đơn

 

Đối với khách hàng

 

Khi tra cứu mã vận đơn và phát hiện mất vận đơn vận chuyển, khách hàng cần xử lý theo tiến trình sau.

- Báo ngay cho đơn vị vận chuyển về thông tin vận đơn bị mất.

- Khách hàng thực hiện xin cấp lại vận đơn theo đúng quy trình và thủ tục của mỗi đơn vị vận chuyển. Quá trình cấp lại vận đơn có thể sẽ tốn khá nhiều thời gian. 

Ngoài ra, việc cấp lại mã vận đơn sẽ phát sinh chi phí. Khách hàng sẽ là đối tượng chịu những chi phí phát sinh này.

 

 

Đối với đơn vị vận chuyển

 

Sau khi nhận được thông báo mất vận đơn của khách hàng, đơn vị vận chuyển cần phản hồi thông tin này giúp khách hàng.

 

Đơn vị vận chuyển tiến hành tra cứu mã vận đơn, kiểm tra tình trạng đơn hàng để có cách xử lý thích hợp như: đơn đã giao chưa, nằm ở kho nào,... Tiếp theo, bên vận chuyển tiến hành niêm phong hoặc đình chỉ tạm thời với đơn hàng mất vận đơn nếu cảm thấy cần thiết. Đơn vị phải thực hiện một số thủ tục liên quan đến hành chính để hoàn thành yêu cầu cấp lại vận đơn.

 

Sau đó, bên vận chuyển cần cung cấp thông tin tình trạng mã đơn để khách hàng yên tâm.

 

***Tham khảo ngay dịch vụ xe tải vận chuyển hàng đi Thanh Hóa uy tín

 

Cat Carry - Vận chuyển hàng hóa nhanh chóng, an toàn

 

Việc đảm bảo quy trình vận chuyển quốc tế luôn diễn ra thuận lợi và suôn sẻ không phải bất kỳ đơn vị vận tải cũng làm được. Nếu các cá nhân, doanh nghiệp đang lưỡng lự không biết nên chọn đơn vị nào để hợp tác, thì Cat Carry là lựa chọn lý tưởng. Quý khách có thể liên hệ chăm sóc khách hàng hoặc tổng đài 1900 545 549 để được hướng dẫn và báo giá chi tiết dịch vụ tại Cat Carry.

 

 

Cat Carry với tiềm lực xe chuyên chở liên vận, trọng tải cao có thể vận chuyển số lượng hàng hóa lớn đến đúng địa điểm như cam kết một cách dễ dàng và nhanh chóng. Từ đó, chi phí và thời gian được tiết kiệm hơn rất nhiều. Cùng với đó, Cat Carry nhận vận chuyển tất cả các hàng hóa như: thư từ, giấy tờ quan trọng, hàng điện tử, hàng tiêu dùng, nguyên vật liệu xây dựng, máy móc công nghiệp,... chỉ cần không thuộc danh mục cấm xuất nhập khẩu của các nước.

 

Có thể thấy, việc tra cứu mã vận đơn là điều cần thiết trong lúc này. Nếu quý khách muốn đảm bảo quy trình vận chuyển quốc tế diễn ra thuận lợi, hãy liên hệ với Cat Carry để được tư vấn, hỗ trợ làm chứng từ và nhận báo giá cạnh tranh nhất ngay hôm nay!

 

Xem thêm:

• Dịch vụ vận chuyển hàng đi Nha Trang giá rẻ, nhanh chóng
• Dịch vụ vận chuyển hàng hóa nội địa nhanh chóng
• Bảng giá dịch vụ chuyển hàng đi Campuchia
• Dịch vụ gửi hàng đi Hà Nội giá rẻ nhanh chóng
• Vận chuyển hàng hóa đi Nghệ An trong ngày